Feedback modellen: 4 trin til motiverede medarbejdere og kollegaer

Feedback modellen og 4 trin til succesfuld og effektiv feedback

Feedback er et emne, som jeg ofte bliver spurgt om. De fleste ved nemlig udmærket, at feedback er super vigtig, men ikke alle ved, hvordan man helt konkret håndterer og bruger det. Derfor vil jeg dele feedback modellen, jeg underviser i, med håbet om, at alle kan komme i gang med at give konstruktiv feedback.

Feedback er nemlig ikke kun for ledergruppen. Det er for alle. Og nu skal vi sørge for, at du bliver lidt skarpere til at give det.

Det vigtigste ved feedback er nemlig – som med alt andet godt i livet – at det bliver gjort.

Det oplever jeg desværre bare i rigtig mange virksomheder, at det ikke gør.

… Og det skal vi ændre på! For feedback handler om at motivere sine medarbejdere og kollegaer, lige så meget som det handler om at lave små korrektioner og tilpasninger hele tiden. Det kan eksempelvis være altafgørende for, at vi ikke lader noget negativt vokse sig stort.

Men hvorfor giver vi så ikke mere feedback?

Det kan der være rigtig mange årsager til. Oftest støder jeg på følgende udfordringer:

1.   Folk er bange for at såre andre mennesker.
2.   Folk tænker, at feedback først skal gives, når der skal rettes på en adfærd – og glemmer derfor, at positiv anerkendelse også kan være feedback.
3.   Folk ved ikke, hvordan de skal give feedback.
4.   Der er ikke kultur for det på arbejdspladsen.

Punkt et og fire tager tid at mestre. Nummer to og tre er til gengæld relativt lette, og det er heldigvis noget, som du hurtigt kan lære. Det er her feedback modellen kommer ind i billedet. 

Et minikursus i feedback modellen med fire videoer

Lad os komme i gang med et lynkursus gennem en serie af fire korte videoer. Efter du har set alle videoerne, vil du være i stand til at give feedback, der hjælper folk omkring dig – og som virker – uanset om det er korrigerende eller fastholdende feedback.

Hvert trin er selvfølgelig forklaret med simple eksempler og råd, som du kan implementere med det samme.

Husk dog, at alle trinene hænger sammen, da modellen falder fra hinanden, hvis man fjerner bare et enkelt trin.

Første trin i feedback modellen

I første trin får du et vigtigt råd til, hvad det første, du skal gøre, er, når du gerne vil give feedback. Dette trin er altafgørende for, om den person, du giver det til, vil tage imod den. Det kan jo være ligegyldigt, hvor dygtig du bliver til at give feedback, hvis andre ikke engang lytter efter.

Skab et rum til at give feedback

Tanken med feedback er, at det er små korrektioner, som vi skal give andre løbende. Hensigten og budskabet skal være klart og tydeligt, og det er noget, vi hurtigt skal kunne give en kollega eller medarbejder. Der er dog en vigtig ting, som mange glemmer, når de “lige hurtigt” vil give noget feedback. Vi skal skabe et rum for feedbacken.

Du kender det nok selv: Du sidder og er dybt fokuseret på en opgave, og så kommer der nogen og taler til dig. Lytter du med det samme? Som regel går der lige et øjeblik, før vi bliver klar til at opfatte, hvad der bliver sagt til os. Derfor er det vigtigt, at du ikke “bare hurtigt” giver feedback i forbifarten, men i stedet skaber og tænker over et rum.

Sådan gør du

Du er først nødt til at overveje: Hvor skal det rent fysisk foregå? Det afhænger af, hvad du gerne vil opnå. Hvis du skal give negativ feedback, er det nok ikke smart at sige højt foran en masse andre på kontoret eller i kantinen. Hvis vi skal give noget positiv feedback, kan det dog netop være gavnligt, at det er foran andre. Så tænk på: Hvilket rum passer til det, du gerne vil opnå?

Det næste, du skal gøre, er at bede om lov. Mit bedste råd (og dét som de fleste eksperter anbefaler) – er at spørge: “Må jeg give dig noget feedback?”. Så får du med det samme deres opmærksomhed, og personen bliver nysgerrig på, hvad der mon kommer.

Det er også okay, hvis du finder det mere naturligt at sige: “Må jeg lige sige noget til dig?” eller andet. Det vigtige er bare, at du: 1. Starter med at skabe et rum og 2. Forbereder vedkommende på feedback, så personen er klar til at lytte. Så undgår du at bruge krudt på værdifuld feedback, hvorefter personen svarer: “Undskyld, hvad?”.

Det lyder som et nemt trin, men det er faktisk her, hvor der er flest, der går galt. Så begynd at øve dig allerede nu 🙂

Den svære samtale?

En del af den feedback vi giver, er ofte i en leder-medarbejder relation. Du kan bruge mange ting fra artiklen her, men vi vil også anbefale du går i dybden med det vi vil kalde den svære eller vanskelige samtale. Anbefalingen herfra er at læse med i artiklen, og få nogle tips til hvordan du helt konkret afholder en svær samtale med en medarbejder.

Andet trin i feedback modellen

 I trin nr. 2 vil du lære, hvordan du sikrer dig, at det, du giver, reelt set er feedback – og ikke bare kritik, ros eller “kommentarer”. Der er nemlig stor forskel, og derfor er det her trin noget af det vigtigste, hvis du skal give brugbar og givende feedback.

Måden, du sikrer dig dét på, er opdelt i to punkter (selvom jeg i videoen lige troede, at jeg kunne nå at komme igennem tre 😅). 

Først og fremmest: Gør din feedback konkret

Det første punkt går ud på, at vi, når vi giver feedback, skal tale til en specifik adfærd eller hændelse – og gøre det så konkret som muligt.

Du skal ikke fortælle personen om, hvad du tænker eller synes, men du skal helt konkret italesætte en specifik ting, som personen har gjort eller gør. Som mit eksempel i videoen kan du ikke bare sige: “Jeg føler, at du ofte kommer for sent”, men du bør i stedet konkret sige: “I går kom du 20 minutter for sent”. Det skal nemlig været noget, som ikke kan diskuteres. 

Altså: Tal til en hændelse, som faktuelt er sket og nævn noget helt konkret. Så kan det ikke komme til diskussion, og folk bliver nødt til at forholde sig til din feedback. 

Vi er store tilgængere at have modeller. Lige som vi har denne model til feedback, så har vi også en model til eks. samtalestyring med BALA. Det er ekstremt nemt at være konkret i feedback’en, hvis man snakker ud for noget fast og objektivt eks. “Du stillede kun et åbent spørgsmål. eller “Du fik aldrig accept på, at du rent faktisk løste kundens udfordring”. Henviser vi til modellen, er det modellen der bestemmer. Det hjælper med at undgå “jeg tænker”, “jeg synes” og lign.. 

Undgå at virke irriteret – og fokusér på det positive

Det er super vigtigt, at du får givet din feedback til andre – uden at virke frustreret, vred eller irriteret.

Det kommer heldigvis af sig selv, hvis du ikke giver feedback ud fra “hvad du føler”, men i stedet forholder dig til konkrete ting, der er sket.

En udfordring kan dog være, at vi ofte vælger at fokusere på de negative ting. Vi skal fokusere på de gode ting og fremhæve styrker ved folk, for dét gør, at vi vil opleve mere af dét fra dem.

Det er altså derfor, vi skal give fastholdende feedback og være gode til at fortælle folk, hvad de gør rigtigt – og meget konkret dykke ned i de seje og fede ting, de gør – for så vil de automatisk gøre meget mere af det.

Trejde trin i feedback modellen

Nu skal vi til trin nr. 3, hvor du skal tale om betydningen af hændelsen!

Det her trin er så sindssygt vigtigt, fordi det er her, at der kommer personlighed ind i det – og det er her, at den sande anerkendelse som oftest opstår.

Det handler nemlig om, at du skal informere personen om, hvad den konkrete hændelse eller adfærd, du giver feedback på, har af betydning.

Et eksempel på hvordan du bruger trin 3 i feedback modellen:

Du har en kollega, der skal lave noget færdigt til dig onsdag – men allerede afleverer det til dig mandagen inden.

– Trin 1: Skab et rum og få lov til at give feedback: “Må jeg give dig noget feedback?”.

– Trin 2: Tal konkret til hændelsen: “Når du afleverer din del mandag – som er to dage før, du egentlig behøvede at aflevere…”

– Trin 3: Forklar hvad det har af betydning: “… så betyder det, at jeg har tid og overskud til at få lavet min del endnu bedre og gjort mit arbejde så omhyggeligt, som jeg godt kan lide det. Tusind tak for det!”

Det er altså vigtigt, at du ikke bare siger: “Når du afleverer to dage før, så er det herre fedt!”.

Vi SKAL have betydningen med.

Når du skal give feedback på en konkret hændelse, skal du altså tænke over:

– Hvad betyder det for dig?
– Hvorfor er det en god ting?
– Hvad har det af følgevirkninger, og hvordan påvirker det andre?

HUSK, at du i din feedback skal sige:

… Så gør det, at …
… Så medvirker det til, at …

Hvis du tager det her trin med og forklarer, hvad hændelsen betyder, er du altså ENORMT langt i din feedback.

Fjerde trin i feedback modellen

Det her trin er heldigvis rigtig nemt – men det er super vigtigt. Det er nemlig her, vi sørger for, at personen forstår, at den hændelse, de har fået feedback på, enten skal fortsætte – eller ændres.

Trin 4 handler nemlig om, at du til sidst skal fortælle personen, hvad du kunne tænke dig, at vedkommende gjorde fremadrettet/i fremtiden.

Hvad kunne du tænke dig fra personen fremover?

Du skal kunne sige, om det er noget, de:

1) skal fastholde og blive ved med eller

2) skal stoppe med eller ændre.

For eksempel: Hvis det er en handling, du gerne vil have, at vedkommende fortsætter med, skal du huske: “Tusind tak fordi du gjorde det – det skal du endelig blive ved med!” eller “Det håber jeg, at du vil gøre igen”.

Og omvendt, hvis det er feedback til en negativ hændelse, du ikke vil have gentager sig, skal du runde af med: “Vil du ikke lade vær med at gøre det fremover?”, “Kunne du i stedet prøve at …?” eller lignende formuleringer.

Det er altså vigtigt, at du taler til fremtiden – enten i en positiv eller negativ klang.

Hvis du tager det her sidste trin med, hvor du taler fremtid – efter du har skabt et rum, kommet med en konkret hændelse og fortalt om, hvad den betyder – er du nu klar til at give feedback, der gør en forskel!

Den samlede feedback model

Lad os gøre feedback modellen helt konkret, og vise dig den i en konkret model. Den vil hjælpe dig med altid at sikre, at du giver konstruktiv feedback.

Det giver også dig et eksempel på konstruktiv feedback.

• Må jeg give dig noget feedback?
• Når du…..
• Så betyder det….
• Vil du ændre det?/ Bliv ved med det….

Kan vi egentlig gøre feedback endnu federe?

Altsåå, det lyder jo næsten for godt til at være sandt… men det kan vi faktisk godt.

Hvis du lærer at mestre de fire første trin i feedback modellen – og du gerne vil toppe din i forvejen fede feedback, så får du her et BONUS tip:

–> Stil et åbent spørgsmål efter din feedback!

Til slut kan du for eksempel sige: “Hvad kan vi gøre fremadrettet?” eller “Hvad skal der til for, at du fastholder det?”. BANG.

Så lover jeg, at der opstår magi ✨

Ved at stille et HV-spørgsmål går du nemlig ind og skaber en dialog og får folk til at reflektere. Det vil sige, at du giver så vanvittig stærk feedback, at du får folk til at selvudvikle – og det er vildt!

Hvis du gerne vil lære lidt mere om, hvordan du kan bruge åbne spørgsmål i din feedback, eller bare generelt blive bedre til at bruge åbne spørgsmål i dine dialoger – så har jeg skrevet en artikel om det. bare klik på linket for at læse den.

Her er en øvelse i feedback, der provokerer

Du får sgu lige en øvelse med på vejen – you lucky bastard 😜

Når vi er ude fysisk og træne medarbejdere og ledere i at give god feedback, plejer vi nemlig at sige: “Lad os lige holde 20 minutters pause. I den pause skal I alle ud og finde en kollega eller medarbejder, som I skal give noget feedback til, hvor I følger modellen, som vi lige har trænet i”. Så gør det endelig nu. Hvem har du i nærheden, som du lige kan give noget feedback, så du kan starte træningen allerede nu? Det virker også på venner, kærester, forældre og andre. Giv det et skud 🙌🏻

Husk i øvrigt, at feedback tager tid og øvelse

Som alt andet kræver det selvfølgelig en hel del øvelse …

Så brug feedback modellen med de fire trin så ofte som muligt – og prøv at udfordre dig selv med bonus-tippet, når du er ved at ha’ den.

Feedback i en virksomhed er desuden kulturelt baseret. Hvis det ikke er noget, I alle gør og finder naturligt, kan det føles “mærkeligt” i starten at starte kulturen op selv. Husk dig selv på:

1. Alt begyndelse er svær, og jeg lover, at hvis du kommer i gang med feedback modellen, vil det efter et par uger føles helt naturligt. Især hvis du tør at snakke åbent til andre om, at du vil begynde at give mere feedback.

2. Kulturen skal begynde et sted, og hvorfor ikke med dig? “What goes around comes around” – og hvis du begynder at give feedback på en fed måde (hvilket jo er umuligt at undgå med den her model ;-)), vil det sprede sig som ringe i vandet.

Du må endelig videresende artiklen til dem i dit netværk, du tænker, et feedback-kursus kunne være relevant for. Du er også altid velkommen til at skrive til mig, hvis du har spørgsmål, kommentarer eller gode pointer – eller tilbagemeldinger på, hvad der sker, når du bruger feedback modellen. Det ville jeg elske at høre om!

Jeg håber, du har nydt mit lynkursus, som nu er ved vejs ende. Og P.S: Kom endelig med idéer til kurser, som DU står og mangler.